siklus pengolahan data

Siklus Pengolahan Data Sistem Informasi

Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya. 

            

Menurut Jogianto Hartono dalam buku Pengenalan Komputer menyatakan bahwa: Komputer adalah sistem elektrronik untuk memanipulasi data yang cepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah – langkah instruksi- instruksi program yang tersimpan di memori ( Stored Program)(Jogianto 2000,p1)

Jadi dapat disimpulkan bahwa komputer adalah suatu alat elektronik yang dapat menerima dan mengolah data dengan menggunakan suatu program yang tersimpan dalam memori komputer yang secara otomatis dapat memberikan informasi.

Agar komputer dapat digunakan untuk mengolah data, maka harus berbemtuk sistem komputer. Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi, supaya tujuan tersebut terlaksana maka perlu ada elemen-elemen yang mendukungnya yaitu :

1.      Hardware (perangkat keras) adalah peralatan di sistem komputer yang secara phisik terlihat dan dapat di jamah.

2.      Software (perangkat lunak) adalah program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.

3.      Brainware adalah manusian yang terlibat didalam mengoperasikan serta megatur sistem komputer.

Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data transaksi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. Satelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, dan kemudian di konversi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan ini disebut siklus pengolahan data, ada 4 siklus pengolahan data yaitu :

1.      Memasukan Data ( Data Input)

   Pada tahap ini, data transaksi direkam/disimpan dan di konversi (menyamakan atau mencocokan data) menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Salah satu cara untuk merekam atau menyimpan data adalah menggunakan dokumen-dokumen,  yaitu dokumen sumber adalah sebuah formulir untuk merekan data transaksi, contohnya dalam transaksi penjualan yaitu faktur penjualan. Dokumen sumber ini sering disebut pula disebut dengan bukti transaksi atau dokumen transaksi.

  Data juga dapat di input dengan menggunakan sebuah dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan dan dikirim kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan sebagai input (turnaround document), contoh surat tagihan. Data juga dapt dimasukan ke dalam alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat di baca oleh komputer (Source Data Automation), contoh mesin ATM dan  scanners yang dipakai oleh supermarket.

2.      Memproses Data (Data Processing)

Setelah data direkam/disimpan, aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data yaitu pemrosesan data transaksi secara periodik untuk memperbarui data yang disimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang sering dilakukan yaitu penambahan data, memasukan data baru ke dalam file; penghapusan, menghapus data dari dalam file; pembaruan, merevisi saldo sekarang dapat dengan menambah/mengurangi angka sebuah transaksi, pengubahan, memodifikasi field yang memerlukan perubahan berkala.

Di dalam sebuah disk, terdapat beberapa basis data. Basis data dapat terdiri dari satu atau lebih file/tabel. Operasi-operasi  yang berkaotan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin yang akan berlangsung berulang-ulang karena itu operasi inilah yang lebih dapat mewakili aktifitas pemrosesan data. Data yang disimpan, diperbarui, dan dapat dipanggil lagi dengan alat identifikasi yaitu berupa elemen data yang disebut KEY.

Pada dasarnya key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut (judul kolom) yang dapat membedakan semua baris data  dalm tabel secara unik. Artinya jika suatu atribut dijadikan sebagai key, maka tidak boleh ada dua atau lebih baris data dengan nilai yang sama untuk atribut tersebut.

                  Key terbagi menjadi 2 yaitu :                   

1.      Primary key adalah kunci utama, kunci yang bersifat unik.

2.      Secondary key adalah kunci pendukung berupa elemen lain (walau tidak unik) tapi digunakan untuk identifikasi record (baris).

3.      Menyimpan Data (Data Storage)

Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi atau didokumentasikan agar data tersebut dapat diakses dengan mudah dan lebih efisien.Proses pengolahan data secara elektronik dapat menyimpan data dengan cara yang terstruktur dari unit yang lebih kecil kedalam unit yang lebih besar.

Penyimpanan data saat ini sudah banyak menggunakan database. Pada umumnya basis data (Database) memiliki pengertian dari 2 kata yaitu Basis dan Data. Dimana basis adalah kumpulan sedangkan data adalah gambaran fakta dunia nyata yang memiliki objek yang didalamnya terdapat beberapa tabel (baris dan kolom) dan satu dengan yang lainnya saling berhubungan dan disimpan dalam media penyimpan secara elektronik.

Cara berinteraksi/berkomunikasi antara pemakai dengan basis data diatur dalam suatu bahasa khusus, bahasa itu dapat kita sebut sebagai bahasa basis data. Sistem manajemen database (Database Manajement System / DBMS) adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface antara data dan program aplikasi.

4.      Menghasilkan Informasi (Information Output)

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi transaksi atau data pihak lain, maksudnya data yang berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan merupakan dokumen sumber melainkan dokumen operasional.

Informasi juga disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini digunakan oleh karyawan untuk mengawasi kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan perusahaan. Dalam sistem infoemasi yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis data (database) dengan menggunakan kode-kode program.

Jadi informasi dapat disajikan dalam bentuk query yaitu informasi yang diberikan oleh sistem karena sistem merespon permintaan data secara spesifik, atau informasi yang belum terpenuhi oleh sistem dan harus segera di respon. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses.

Jadi dapat disimpulkan dengan adanya pengolahan data secara benar akan mempermudah memperoleh informasi yang cepat dan yang berguna untuk tujuan internal dan eksternal.